Una lista táctica de cómo planificar sus días, semanas y proyectos

2017 fue un buen año para mí en el trabajo. La forma más importante en que pude subir de nivel fue en mi proceso de planificación, ejecución y revisión. Después de años de jugar con una miríada de diferentes métodos de productividad, llegué a un sistema de diario de bala que me mantiene enfocado en las tareas correctas durante el tiempo correcto.

Quiero mostrarle cómo planifico todo al comienzo del día, la semana y cómo estructuro mis ciclos de proyecto. Notarás que es un estilo claramente minimalista, diferente a la mayoría de los diferenciales de revistas que verás en Facebook e Instagram. Eso es a propósito, porque sé que si paso mucho tiempo haciendo que se vea bien, pasaré menos tiempo en el trabajo real que estoy escribiendo.

El panorama

Cada mes comienza con una sola página que enumera todas las fechas, eventos, proyectos y fechas límite importantes. Quiero que sea simple para poder ver todo de forma rápida y clara.

Tengo secciones para eventos y cumpleaños, proyectos de trabajo, actividades secundarias y desarrollo. Al lado de cada tarea o hito hay una casilla de verificación que se correlaciona con la cantidad de veces que debe completarse, por ejemplo, dos casillas para dos nuevos videos de YouTube.

Notarás que no hay ningún tipo de tarea relacionada o planificación junto a ningún objetivo, y esto es intencional. Esto se debe a que la planificación de todas esas cosas ocurre en el proceso semanal y diario, o en el lote del proyecto al que se le ha asignado. Esta página es solo para el panorama general.

Mes de un vistazo

Planificando la semana

Planeo la semana con otra hoja que enumera la agenda diaria para reuniones, fechas límite y eventos. Nuevamente, es muy simple, así que puedo concentrarme en el trabajo. En una página están mis 10 bloques (más sobre eso a continuación) y el siguiente es la agenda del día a día con las principales tareas.

Hoja de tiempo semanal y agenda

Planificando el día

Solía ​​planificar mi día con un gráfico de barras, y aunque realmente me gustaba ese sistema desde un estilo visual, descubrí que en su mayoría solo estaba llenando espacio en mi cuaderno. Una de mis manías en los cuadernos es desperdiciar espacio, así que he descartado lentamente ese sistema por una agenda simple. De esta manera veo las reuniones, los plazos y las asignaciones de equipo que tengo en un momento dado sin tener grandes cantidades de espacio desperdiciado.

La siguiente y más importante parte del día son mis principales tareas. Estos van en el lado derecho de la página, y solo se me permite poner 3-5 tareas en un día. Esto garantiza que puedo dedicar un tiempo específico y centrarme en estas tareas. Cada día debe comenzar por revisar mis principales tareas y luego comenzar a trabajar para lograrlas.

Dado que muchos de mis compañeros de equipo están detrás de mí en zonas horarias y tiendo a comenzar a trabajar temprano, puedo confiar en 1–2 horas de enfoque ininterrumpido para mis tareas principales. Cualquier cosa que no se complete en ese bloque se le dará una o dos horas más de tiempo enfocado en la tarde, dependiendo de lo que sucedió en el día.

Agenda diaria y tareas principales

Si la tarea es parte de un proyecto más grande en el que estoy trabajando, generalmente es algún tipo de subtarea relacionada con el hito general. En la imagen de arriba, la nueva tarea de pasos de facturación es un buen ejemplo. Es una parte más pequeña del proyecto general de incorporación. Escribir nuevos pasos y opciones de facturación tomará un par de horas, y esta semana hice la mayor parte el lunes y luego migré la tarea al martes para completarla.

Para los símbolos de tareas, uso el método Bullet Journal original creado por Ryder Carroll, que son:

● Nueva tarea
✱ Tarea importante
✖︎ Tarea completada
▶ ︎ Tarea migrada al día siguiente

La razón por la que me gusta mantener todas mis tareas principales en una sola columna durante la semana es porque me ayuda a rastrear qué tareas se están realizando y cuáles se están postergando. Esto puede parecer obvio, pero cuando una tarea está en la misma columna y en la misma página y tiene que seguir escribiéndola, me lleva a hacer preguntas difíciles sobre por qué sigo posponiéndola. Escribirlo en una nueva página tiene la suficiente frescura para mí que podría enmarcarse como nuevo para el día, pero mantenerlo en la misma página elimina ese truco mental.

10 bloques por semana

Esta es mi parte favorita del plan semanal, tanto en ejecución como en disciplina. Estaba en la ducha un día cuando pensé: "He estado comprometiendo demasiado el cubo de mi reunión esta semana". Me di cuenta de que cada semana básicamente asigno el tiempo y las tareas que tengo en diferentes categorías, y no darme cuenta de cuándo algo se estaba llenando estaba dando lugar a problemas con los límites y el trabajo de horas extras.

Dado que los cubos son difíciles de dibujar y requieren mucho tiempo, comencé a usar la idea de bloques de tiempo. Realmente es la próxima iteración del método de gráfico de barras que usé antes. Si trabajo 40 horas a la semana, tengo cuatro bloques de 10 horas para comprometerme con diferentes proyectos y responsabilidades.

Bloques semanales, agenda y tareas principales

Ahora puedo determinar qué bloques de tiempo puedo comprometerme con diferentes tareas y responsabilidades, y tener un indicador literal de cuándo algo está fuera de balance o se acerca al tiempo máximo bloqueado. Si estoy en reuniones los lunes y martes que ya han usado el 75% de ese bloqueo, entonces debería decir no a un 1: 1 con un compañero de equipo y programarlo para la próxima semana. Algunas tareas, como la atención al cliente y el proyecto de incorporación, necesitan varios bloques, ¡y eso es bueno! Esas son mis tareas más importantes y requieren al menos el 50% de mi tiempo focalizado.

Ciclos de proyectos

La inspiración para esto proviene de la maravillosa publicación de Basecamp sobre cómo estructuran el trabajo y los equipos. Es una práctica que seguimos en ConvertKit también, y estoy en medio de uno con la incorporación.

Comienzo de un ciclo de proyecto de 6 semanas.

La premisa del ciclo es pasar seis semanas en un proyecto y adquirir una gran habilidad para descubrir qué se puede completar en ese momento. Mi amigo Shawn Blanc lo probó en 2017 después de asistir a un taller de Basecamp (Nathan Barry también asistió a uno) y eso cambió totalmente su negocio. Esto es lo que Jason Fried dice en la publicación:

Antes de incluir cualquier proyecto en un ciclo, ya hemos descubierto cuál creemos que es la versión de seis semanas. No incluimos la planificación en el tiempo del ciclo; toda la planificación y consideración se realiza en el campo. Tiene que suceder antes de que el trabajo sea realizado por un equipo. De esa manera, las seis semanas son todas de implementación y ejecución.

Lo que he descubierto es que abordar un objetivo único realmente grande durante un año es demasiado para mí. He visto una sola palabra, una charla y un objetivo, y tiene mucho sentido. Simplemente no he podido hacer ese tipo de compromiso.

Los ciclos de proyecto de 6 a 8 semanas son una excelente manera de progresar y enviar algo en un marco de tiempo que siempre es tangible y real. Puedo planificar seis semanas y cada semana se siente importante, lo que significa que cada día es importante. Más tiempo que eso y es más fácil para mí retrasar o postergar las tareas.

Para llevar final

Las prácticas principales que he desarrollado a lo largo de los años son específicas para mí. ¡Espero que encuentres otras que funcionen para ti! A menudo tomamos el trabajo y las prácticas de otras personas como el boleto de oro para nuestra propia productividad, pero eso es solo la mitad de la batalla. ¡El objetivo no es convertirse en la otra persona, sino reunir y unir la sabiduría recopilada de su árbol genealógico creativo en un método que funcione para usted! Dicho esto, creo que hay cuatro principios que son los más importantes en mi sistema.

Siempre un trabajo en progreso

Sencillez

Todos hemos visto hermosos diferenciales de diarios con viñetas y complicadas clasificaciones y prioridades de productividad. Yo personalmente no creo en ellos. Es mejor tener un sistema de tareas simple que le permita ver brevemente lo que es importante para que pueda comenzar a trabajar en él. Todo lo demás se esconde o se demora.

Tareas principales de una sola columna

Hice referencia a esto anteriormente, una sola columna en la misma página me ayuda a rastrear qué tareas se están realizando y cuáles se están postergando. Cuando tienes que seguir escribiendo, entonces me lleva a hacer preguntas difíciles sobre por qué sigo posponiéndolo. Una vez más, no hay que esconderse ni empujar a una página nueva.

Bloqueo de límites

Me ha encantado tener esto como indicador para mi semana. Comienza indicando a dónde debe ir mi tiempo al comienzo de la semana, luego lo rastrea a medida que avanzan los días. Me llevó alrededor de un mes decir con precisión a qué tareas debía asignar cada bloque, y probablemente tenga la misma experiencia. Saber a dónde debe ir tu tiempo es increíblemente valioso, y he descubierto que también me ayuda a ser más disciplinado en ese momento.

Comentarios al final del día

Dos razones para esto: primero es que me hace evaluar dónde pasé mi tiempo y si fui lo suficientemente disciplinado en mis tareas y proyectos. Si no, ¿cuál es la tarea principal con la que debo comenzar al día siguiente?

La segunda razón es que revisar el día es esencialmente cerrar el día. ¡Esto es muy importante! En el pasado no había hecho esto y hace que sea muy difícil para mi cerebro apagar el modo de trabajo. Si no estoy fuera del modo de trabajo, entonces no puedo estar presente con mi familia o acostarme a una hora razonable, y eso es realmente importante para mí.

¡Gracias por leer mi historia sobre cómo planifico y ejecuto mis semanas, días y proyectos! Si desea saber más sobre cómo trabajo y los proyectos que enviamos en ConvertKit, le gustaría tener mi canal de YouTube en YouTube.com/MattRagland. ¡Te veo allí!