Equipo de documentación: cómo delegar tareas

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Es hora de aceptar los hechos: no puedes hacerlo todo por ti mismo. Tan habilidoso y orientado a las tareas como pueda ser, hacer malabares con varios proyectos a la vez puede afectarlo. Debe dejar que otros lo ayuden y aliviar un poco la presión de sus hombros.

Sin embargo, delegar tareas no es tan simple como parece. Necesita encontrar el escritor técnico perfecto para el trabajo para que el resultado sea por excelencia. Por ejemplo, si tiene poco tiempo, busque el escritor con la carga de trabajo más baja y la velocidad de trabajo más rápida.

Pero, lo más importante, debe evitar caer en una de estas dos trampas: microgestión de todo el proceso de documentación del usuario o no supervisar adecuadamente a su equipo.

Este artículo le enseñará cómo evitar quedar atrapado en cualquiera de esos escenarios.

La base de la delegación

Debe aprender a asignar tareas claras a su equipo, expresar expectativas y establecer plazos. También debe implementar un sistema de seguimiento que le permita otorgar autonomía a la persona que completa la tarea, al mismo tiempo que puede supervisarla.

Sin embargo, no te hagas una idea equivocada. Aún forma parte del proceso de trabajo y necesita estar disponible para su equipo en caso de que surja alguna pregunta. La documentación del usuario puede tomar muchas formas complejas, dependiendo del tema o la intención detrás del contenido, por lo que es muy posible que tenga que asignar dos o más personas en ese proyecto en particular.

Es muy importante que un gerente sepa cuáles son las capacidades de su equipo. Intente utilizar nuestra publicación de blog sobre habilidades clave para que los escritores técnicos analicen su propio equipo. Siempre es útil tener esta imagen en mente.

Los cinco pasos de la delegación

Aquí hay algunas cosas que pueden ayudarlo a facilitar el proceso de delegación y evitar cualquier inconveniente.

  • Las tareas son individuales: cuando le dice a su equipo lo que tienen que hacer, es más eficiente asignar cada tarea directamente a una persona y verificar si todos están en la misma página. Proporcione instrucciones claras y precisas para que puedan completar sus tareas. Por ejemplo, una persona es responsable de escribir nuevos temas, otra de hacer videos tutoriales, etc.
  • Déles una visión más amplia: siempre es más fácil trabajar en algo si sabe cuáles son los objetivos. Especialmente cuando hablamos de una tarea compleja como crear una base de conocimiento, cada miembro del equipo debe estar al tanto de los resultados que deben brindar.
  • Dé fechas límite y cúmplalas: es muy importante decirle a su equipo desde el principio cuánto tiempo pueden trabajar en algo. Explique la importancia de que entreguen su trabajo a tiempo en correlación con otros procesos de su negocio.
  • Use los informes periódicamente: cuando delega, no participa activamente en la finalización de cada tarea, pero debe tener una idea de lo que está sucediendo. La mejor manera de hacerlo es pedirles a los miembros del equipo que proporcionen informes sobre su estado laboral. Como tal, puede tener una visión general del proceso e intervenir cuando sea necesario, lo que le permite permanecer dentro de su plan de documentación.
  • Dígales cómo pueden contactarlo: idealmente, una reunión semanal no debería ser la única oportunidad para que su equipo interactúe con usted. Necesitan saber que en caso de que surja algo, pueden contactarte rápidamente.

Es necesario mencionar que mantener la mayor parte de dicha información en un solo lugar es una gran idea. Entonces, piense en crear un plan de documentación para darles a los empleados algo a lo que referirse.

Preste atención adicional a su entorno de trabajo: asegúrese de tener todas las herramientas adecuadas para una delegación mejor y más rápida. Muchas herramientas de autoría de ayuda contienen funciones que mejoran el flujo de trabajo del equipo y permiten una delegación de tareas más eficiente, al igual que las funciones de trabajo en equipo en ClickHelp.

Se trata de confianza

Delegar no significa que el gerente no esté trabajando en nada. Tiene más que ver con el resultado final en sí.

Hay un nivel de confianza que debe existir entre los delegadores y su equipo. Ninguna técnica de gestión puede reemplazar eso.

Buena suerte con tu escritura técnica!
ClickHelp Team

Publicado originalmente en clickhelp.co.