Mejora de la productividad aprovechando calendarios y OKR personales

Todos quieren ser productivos

Cuando un mentor mío, Navid Nathoo, hizo un requisito para hacer un horario, inmediatamente pensé que era una idea terrible. Personalmente, sentí que muchas veces surgen cosas en la vida diaria que no están planificadas. A veces mis amigos hacen planes de última hora, o puedo perder mi autobús, o sucede algo que realmente me hace no querer hacer lo que había planeado. Como muchos otros, una vez intenté crear un cronograma y cumplirlo, pero finalmente me caí. Navid insiste en que crear un cronograma podría ayudar a aumentar la productividad y hacerme responsable, y que al menos debería intentarlo de nuevo, pero esta vez con algunas iteraciones.

Intento 1: pasé 3 horas creando un horario diario para el mes de mayo. Planeé cada detalle de mi día, desde cepillarme los dientes hasta comer. No funcionó; Me caí en menos de 6 horas.

Intento 2: generalicé algunas tareas en mi horario y eliminé algunas tareas demasiado específicas en mi horario. Esta vez logré mantener el rumbo por un día antes de caer nuevamente.

En este punto noté un patrón; cuanto más general hacía las tareas en mi horario y el tiempo más flexible que agregaba todos los días, me mantenía en el camino por más tiempo.

Intento 3: esta vez, hice mi horario demasiado general, y sentí que mi horario no me estaba beneficiando o haciendo nada para mantenerme en el camino.

Intento 4: finalmente sentí que había logrado un equilibrio entre las tareas generales y específicas y había agregado una cantidad adecuada de tiempo flexible, en caso de que lo necesitara.

Me di cuenta de que si tenía que actualizar o cambiar su horario todos los días, ya sea como resultado de un cambio repentino de planes o porque las tareas del día anterior tenían que retrasarse, era una señal de que mi horario era demasiado específico. o simplemente no tuve suficiente tiempo flexible. También me di cuenta de que el tiempo flexible hizo que mi tiempo de disfrute fuera obsoleto, porque cuando necesitaba usar mi tiempo flexible, es porque perdí demasiado tiempo haciendo algo divertido. Así que eliminé todo mi tiempo de disfrute, utilizo el tiempo flexible restante para el día como mi tiempo de disfrute.

Fue entonces cuando tuvo sentido. Mantenerse productivo y encaminado no se trata de microgestión, y ciertamente no se trata de dejar tareas incompletas o sin cumplir. Se trata de lograr un equilibrio entre las tareas generales y específicas, entre la vida personal y pública, entre el disfrute y el trabajo. Se trata de tener flexibilidad y enfoque, sin dejar de comprometer cambios inesperados en su vida. En esencia;

La productividad se trata de equilibrio, flexibilidad y enfoque.

Podría elegir trabajar todo el día sin jugar. ¿Eso me haría más productivo?

Sí.

Al menos técnicamente. Me sentiría como s #!%, Pero sería productivo. ¿Pero cuál es el punto de ser productivo? Supongo que, como todo ser humano, querrías que la productividad te haga sentir feliz, ¿no sería el modelo anterior autodestructivo? En el escenario anterior, la suposición precondicionada es que el trabajo y la productividad son lo mismo. La manera en que lo veo,

Productividad ≠ Trabajo

Podría continuar explicando por qué elegir la línea de trabajo correcta podría cambiar esto, pero ese es otro tema. En resumen, la productividad no se trata de trabajo, sino de equilibrio. Equilibrar su trabajo y juego ya es un paso hacia la productividad. El activo que combina bien con el equilibrio es la flexibilidad. Como este contorsionista equilibrista.

¿Qué pasa con la flexibilidad? Si voy a ser flexible, ¿por qué molestarse en crear un horario?

La flexibilidad no significa esquivar responsabilidades o ser tan débil como para llevar tus tareas a un momento posterior. En pocas palabras,

Flexibilidad ≠ Debilidad

Flexibilidad significa ser capaz de hacer frente y compensar un cambio en su vida.

Cuando no se requiere ser flexible, uno debe practicar la moderación y mantenerse enfocado.

El enfoque, combinado con el equilibrio y la flexibilidad, te da alcance; la capacidad de acercar los pequeños detalles o alejar la imagen para ampliarla. El enfoque y, por lo tanto, la productividad, son posibles al comprenderte a ti mismo; qué quiere, por qué lo quiere, cómo trabaja, sus prejuicios, etc.

Al crear un horario, su enfoque debe ser holístico, pero al realizar las tareas en su horario, su enfoque debe enfocarse. Dicho esto, el enfoque no se trata de sentarse y trabajar en lo mismo durante 6 horas, pero si eso es lo que funciona para ti, luego noquea. Lo que he encontrado es que

Enfoque ≠ Asiduidad

Enfocarse es ser intencional con todo lo que haces y mantenerte atento, atento y alerta para maximizar tu productividad. Muchos estudios, artículos y opiniones como este encuentran que el enfoque se correlaciona con el sueño, que a su vez se correlaciona con la productividad.

No mencioné nada sobre el tiempo.

La mayoría de la gente está acostumbrada a pensar que la productividad se parece a algo

  1. Trabajo / Tiempo = Productividad
  2. Enfoque * Energía * Tiempo = Productividad
  3. Salida / Entrada = Productividad

El último ni siquiera se aplica a los humanos.

Creo que es importante recordar que el tiempo es relativo, tanto literal como metafóricamente. ¿Por qué más parecería que los buenos tiempos pasan rápidamente, mientras que los aburridos o malos parecen durar terriblemente? Con eso en mente, será más fácil aceptar que no hay nada que podamos hacer para evitar que el tiempo nos deje en el polvo, por lo que la productividad no debería tener nada que ver con el tiempo; de lo contrario, corremos el riesgo de perder productividad al perder el tiempo. En una línea, la productividad no es una función del tiempo; Es una función de tu estado.

Los niveles de productividad no deben cuantificarse matemáticamente, especialmente si se habla en términos de productividad personal. La productividad es, en última instancia, el sentimiento de satisfacción y todos se sienten satisfechos en diferentes niveles. Tu jefe podría pensar que has hecho mucho menos de lo que sientes.

Además de un cronograma, recientemente descubrí la técnica de productividad OKR. Esencialmente, la técnica OKR separa todas sus tareas en dos secciones:

  1. Objetivos
  2. Resultados clave

La idea de los objetivos es directa; los objetivos a menudo los dan los superiores en una posición superior. Pero a los efectos de la autorregulación, descubrí que los objetivos son esencialmente los grandes logros de la vida. Estos variarán de persona a persona, pero algunos de los míos incluyen

  1. Conservar el 80% de los 6 mejores (para U de Waterloo condicional)
  2. Golpear el 10% de grasa corporal a 140 libras
  3. Obtenga trabajo remunerado o pasantía

Estimo que los objetivos tardan de 1 a 3 meses en completarse, pero eso es asumiendo que tengo algo para mantenerme responsable y encaminado hacia los objetivos.

Ahí es donde entran los resultados clave.

Los resultados clave son esencialmente los pasos para completar un objetivo. Por ejemplo, si quisiera retener un promedio del 6% superior al 80%, tendría que hacerlo bien en mi Tarea de rendimiento culminante (CPT) de datos y estadísticas. Para hacerlo bien en mi CPT, tendré que hacer un mazo de presentación bomba @ $$; así que ese es mi resultado clave. Para hacer una presentación realmente buena. O digamos que mi objetivo es conseguir un trabajo. Para obtener un trabajo tendré que presentar una solicitud, por lo que completar mis solicitudes de empleo son mis resultados clave. Los resultados clave tardan un promedio estimado de 3 días en marcarse.

Lo dije antes, pero odio sentarme y trabajar en lo mismo durante más de 5 o 6 horas. La mayoría de las veces me interrumpen en esas 5 o 6 horas de todos modos. Extender los KR durante un par de días también mantiene las ideas y la mentalidad frescas y no parece una exageración.

Separar los objetivos de los resultados clave me hace sentir que cada resultado clave que completo me está acercando un paso más para completar un objetivo. Esto está haciendo una mejora significativa en mi productividad. Mantengo Os y KR en dos listas de verificación separadas en Keep. Combiné mi horario y las listas de verificación de OKR designando una parte de mi día trabajando en KR en general, no en KR específicos porque los KR generalmente se eliminan de mi lista con relativa rapidez. Mantenerlo en general también significa que podría trabajar en cualquier KR que quisiera en ese momento y durante el tiempo que quisiera, mientras mantengo la máxima productividad porque el propósito de cada KR es conducir a un O.

Los OKR han funcionado tan bien que también los relacioné con los objetivos de mi vida / lista de deseos, de modo que KR> Os> LG. Muchas compañías de miles de millones de dólares como Google, Intel y Twitter han adoptado OKR como parte de su estrategia de liderazgo y desarrollo.

Algunas compañías que usan OKR

Lo investigué y resulta que hay muchos seguidores y apoyo de sitios como este.

Para llevar clave

  1. Un horario, hecho correctamente, es la diferencia entre productivo y trabajador
  2. La productividad se trata de equilibrio, flexibilidad y enfoque.
  3. Los OKR son una excelente manera de separar el “¿Dónde quiero estar?” Del “¿Cómo llego allí?”, Mientras te mantienen productivo y responsable.

Hasta ahora, este horario y la cuestión de OKR han aumentado mi productividad al hacerme sentir que estoy logrando objetivos y al hacerme responsable de mis objetivos. Espero tener que hacer más iteraciones a medida que mi vida cambia, así que no puedo esperar para ver a dónde va esto.