Escápese de la tiranía de la lista de tareas: cómo programar sus prioridades, no su tiempo

Publicado originalmente en JOTFORM.COM

Construir una empresa crea un horario ocupado. Casi no hay forma de evitarlo.

Pero creo que nos enseñan a administrar nuestro tiempo incorrectamente.

Desde el momento en que tenemos tarea, práctica de fútbol o lecciones de piano, aprendemos que administrar el tiempo significa priorizar lo que está en nuestro horario.

Sin embargo, como dice Stephen Covey, la clave es programar nuestras prioridades.

La investigación muestra que solo el 17% de la población puede estimar con precisión cuánto tiempo requerirá una tarea.

Esto se conoce como la falacia de planificación, o "sesgo positivo", que nos lleva a subestimar enormemente cuánto tiempo necesitamos para completar cada tarea. Por ejemplo, podríamos asignar tres horas para escribir una presentación, luego darnos cuenta de que la investigación solo tomará cuatro.

En un estudio de la Universidad de Waterloo sobre el sesgo positivo, los participantes demostraron la falacia de la planificación dando estimaciones al mismo tiempo para escenarios de trabajo realistas (que inevitablemente incluyen descansos, desafíos y distracciones) como lo hicieron para los mejores escenarios.

Parece que a menudo no tenemos idea de cuánto tiempo llevará realmente una tarea. Entonces quizás deberíamos dejar de estimar por completo.

En mi empresa, JotForm, casi nunca asignamos fechas límite de proyectos. Producir un gran trabajo nos importa más que marcar una casilla "terminada". Nuestros equipos tienen la libertad de probar nuevas ideas, explorar tangentes y encontrar soluciones que funcionen para nuestros 4,3 millones de usuarios, sin que el tiempo pase.

Como el famoso presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, dijo:

"Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante".

Al cumplir con un horario prescrito (que raramente estimamos bien) podemos caer en la misma trampa que viene con las listas de tareas.

Marcar una lista interminable de tareas pendientes puede ser una forma tentadora de evitar un trabajo importante. Y si el bloque de tiempo programado para una tarea clave es demasiado corto, ya hemos pasado nuestro día trabajando en una lista de verificación no esencial.

Sin embargo, constantemente me recuerdan que las tareas que evitamos suelen ser las más importantes y las más propensas a ayudarnos a alcanzar un mayor nivel de productividad.

Podemos lograr un estado de flujo, un período de concentración intensamente centrado, casi meditativo, al perfeccionar las tareas críticas. Pero es menos probable que experimentemos flujo bajo estrictas limitaciones de tiempo.

Aún así, no debemos renunciar por completo a la gestión del tiempo.

En lugar de depender de una lista de tareas pendientes o de estimar incorrectamente los bloques de tiempo, podemos programar el día para lograr nuestro máximo rendimiento personal.

Aquí hay tres formas de probar este enfoque por usted mismo.

Paso 1: priorice lo importante, en lugar de programar lo urgente

"Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer lo más importante". - Brian Tracy

Si bien puede ser desalentador dejar su horario abierto a cambios de energía, este es un aspecto crucial para alcanzar el máximo rendimiento. Pero antes de que pueda administrar su rendimiento, necesita saber qué priorizar.

Eisenhower entendió la diferencia entre tareas importantes y urgentes. Incluso desarrolló la matriz de decisión de Eisenhower para distinguir entre tareas que requieren atención inmediata y aquellas que necesitan tiempo, una distinción que puede obstaculizar nuestra productividad cuando se malinterpreta.

La matriz de decisión (que también fue popularizada por Stephen Covey) tiene cuatro cuadrantes. Cada cuadrante representa una forma de calificar tareas.

Fuente: Rutger W. Quak

El primer cuadrante es el cuadrante de crisis, donde las tareas son urgentes e importantes. Vivir en el Cuadrante 1 puede provocar estrés, agotamiento y otros problemas.

Covey sugiere que las personas que pasan la mayor parte de su tiempo en el Cuadrante 1 solo encontrarán alivio en el Cuadrante 4, donde las tareas no son importantes ni urgentes.

El cuadrante 3 representa tareas que son urgentes, pero no importantes, como una solicitud de encuesta que caduca al día siguiente. En este cuadrante, podemos confundir la urgencia con la importancia, y las tareas generalmente se basan en las expectativas y prioridades de otras personas. Este es un lugar peligroso que puede desperdiciar su tiempo rápidamente.

Finalmente, el Cuadrante 2 incluye tareas que son importantes, pero no urgentes. Como dice Covey, "el cuadrante 2 es el corazón de la gestión personal eficaz".

Los trabajadores verdaderamente productivos se encargan de las tareas del Cuadrante 1, pero se centran en el Cuadrante 2. Aquí tenemos una oportunidad, pensamos de forma preventiva y nos damos el espacio para completar el trabajo que importa.

Al usar la matriz para definir nuestras tareas, podemos comenzar a comprender cuánto enfoque, en lugar de tiempo, merece cada proyecto. Como dice Covey, "el desafío no es administrar el tiempo sino administrarnos a nosotros mismos".

En otras palabras, comprender nuestra propia capacidad para trabajar productivamente en una tarea es más útil que programar su duración.

Para mí, entrenar nuevos equipos es una tarea importante, pero no urgente, del Cuadrante 2. Cuando creamos un nuevo equipo multifuncional de 4 a 5 personas, están confundidos y carecen de dirección. He aprendido que si los dejamos solos, su trabajo a menudo es disperso y subóptimo.

Pero, si programo incluso reuniones semanales de 15 minutos para discutir sus proyectos, proporcionarles dirección y explorar cómo su trabajo es importante para la empresa, rápidamente se vuelven coherentes y productivos.

Paso 2: gestiona tus picos

Una vez que sepa cómo identificar tareas esenciales, puede crear estrategias para lograr el máximo rendimiento. Aquí es donde podemos aprovechar nuestros niveles de energía natural.

Todos sabemos cuándo fluye el trabajo. Las paredes se caen, estamos muy concentrados y nuestro trabajo nos fascina; Esto es ideal. Obviamente, no podemos ignorar las tareas urgentes (y a veces monótonas) que mantienen a nuestras empresas en funcionamiento, pero podemos reconocer cuándo estamos operando en un tiempo comprometido y no comprometido.

Cuando estamos comprometidos y abordamos proyectos importantes durante nuestras horas pico, generalmente estamos dispuestos a trabajar más tiempo y experimentamos menos agotamiento en el camino. Minimizar nuestro tiempo libre también puede aumentar nuestra energía y conducir.

Por ejemplo, un estudio de Dale Carnegie descubrió que las empresas con empleados comprometidos superan en un 202% a las que no lo tienen.

Penelope Trunk, una destacada coach de carrera y cofundadora de Quistic, incluso sugiere que podemos dividir nuestro tiempo en base a lo que nos gusta hacer y lo que no.

Dividir tu día es una excelente manera de mejorar la productividad. Utiliza las tareas que disfrutas como recompensa por completar las que no te interesan. Y si continúan, continúe, pase todo el tiempo que pueda haciendo lo que le gusta, porque esas actividades probablemente caigan en el Cuadrante 2.

Si bien no podemos ignorar lo que no disfrutamos, a menudo podemos decidir cuándo lo hacemos. El momento de un proyecto puede representar hasta el 20% de las variaciones del rendimiento cognitivo. La ciencia demuestra que hay razones por las que podrías aplastar una tarea difícil a las 10 a.m., pero te cuesta llegar a la meta a las 3 p.m.

Según Daniel Pink, el 75% de las personas experimentan sus días en tres etapas: un pico, una depresión y un período de recuperación. El otro 25% lo experimenta a la inversa: recuperación, depresión, luego pico. Al rastrear nuestras etapas diarias, podemos descubrir nuestras propias horas de máximo rendimiento.

Haga una hoja de cálculo y registre sus niveles de energía a lo largo del día. Haga un seguimiento de cómo su creatividad, enfoque e interés disminuyen y fluyen, luego busque patrones durante toda la semana.

Una vez que haya definido sus horas pico, estará listo para capitalizar esas preciosas horas.

Paso 3: elige tu estrategia

Tenga en cuenta que su rol profesional también puede afectar su forma de trabajar. Paul Graham cree que hay 2 tipos de horarios: el horario del fabricante y el horario del gerente.

El horario de un gerente es administrado por reuniones. Los gerentes generalmente operan en períodos de tiempo más cortos, con calendarios puntuados por citas frecuentes.

Los creadores, como escritores y programadores, generalmente luchan por ser productivos con el horario de un gerente. Necesitan grandes cantidades de tiempo (horas, si es posible) para profundizar en su trabajo y resolver problemas creativos.

Si se espera que mantenga el horario de un gerente, pero trabaja mejor con el horario de un fabricante, Graham sugiere crear horas de oficina que le permitan vivir en ambos mundos.

Si el horario de un gerente lo cumple, pero está buscando tiempo extra, considere implementar un margen de reunión. Para cada reunión programada, acumule 15 minutos adicionales para usted. Esta también puede ser una excelente manera de ponerse al día con las tareas urgentes sin permitir que interrumpan las tareas importantes.

En JotForm, tratamos de mantener el horario de un fabricante, pero reconozco que necesito tener un calendario híbrido. Construyo horas de manejo hasta la tarde y trabajo como un fabricante durante la primera mitad del día. Esto es cuando bloqueo el tiempo sagrado para un trabajo profundo.

La programación de sesiones de trabajo enfocadas diarias, semanales o mensuales garantiza que siempre tenga espacio para trabajar bien.

También puede probar un sistema de programación como The Da Vinci Schedule, que fluctúa entre el trabajo profundo intenso y el trabajo profundo suave, o crear un horario más personalizado con 3 días completos de trabajo enfocado.

Elija lo que elija, asegúrese de priorizar sus propias horas pico y el trabajo que importa, no lo que su lista de tareas pendientes pueda dictar.

Hay muy poco tráfico en la milla extra

Cuando aprovechamos nuestras propias horas pico, es probable que produzcamos un trabajo más consistente y de mayor calidad. Además, podemos registrar horas adicionales (cuando sea necesario) sin quemarnos.

Recuerde que sus horas pico también podrían cambiar con el tiempo. Lo que sobrecargó su productividad este mes podría agotar su batería el próximo mes. Por lo tanto, trate de mantenerse en sintonía con sus niveles de energía y honre estos cambios naturales.

Evaluar, reajustar y seguir avanzando.

Puede que te sorprenda lo que puedes lograr.